Poderes del firmante y bastanteo en las licitaciones

Firmas la oferta, la subes a tiempo y aun así te quedas fuera. No por el precio ni por la solvencia: por un papel que acredita quién puede firmar en nombre de tu empresa. Los poderes del firmante y el bastanteo son de esos requisitos silenciosos que tumban propuestas técnicamente impecables. Aquí te explicamos qué son, cuándo te los piden y cómo llegar con ellos resueltos antes de que sean un problema.

Las claves

• La escritura de poderes acredita quién firma: demuestra que la persona que presenta la oferta tiene autoridad para obligar a la empresa.
• El bastanteo es una revisión, no un documento tuyo: cuando el órgano lo exige, su asesoría jurídica comprueba que esos poderes son suficientes para el acto.
• Se aporta copia, no se redacta: el poder ya existe en tu notaría o gestoría; en la licitación solo lo presentas cuando el pliego lo pide.
• Todo depende del pliego y del órgano: si hay bastanteo, cómo se hace y ante quién varía según cada administración.

Qué es la escritura de poderes y por qué importa

Cuando una empresa concurre a una licitación, alguien firma la oferta. Ese alguien tiene que poder hacerlo en nombre de la sociedad. La escritura de poderes es el documento que lo prueba.

Puede tratarse del administrador que representa a la empresa por su cargo, o de un apoderado a quien se le ha otorgado un poder específico ante notario. En muchos casos, ese poder está inscrito en el Registro Mercantil, sobre todo cuando la ley o el propio pliego lo exigen para que surta efectos frente a terceros.

Lo importante para ti: este papel no lo redactas para la licitación. Ya existe. Lo tiene tu notario o tu gestoría. En el proceso solo lo aportas, normalmente como copia, cuando el pliego lo requiere.

Si quien firma no tiene poder suficiente, la oferta puede quedar afectada. Por eso conviene comprobar antes de presentar que la persona que va a firmar es exactamente la que figura como apoderada.

Qué es el bastanteo y cuándo aparece

El bastanteo es la revisión mediante la cual se comprueba que los poderes aportados son suficientes para el acto concreto que se va a realizar: en este caso, presentar y firmar una oferta en un procedimiento de contratación.

No es un documento que tú generes. Es una comprobación que, cuando procede, realiza la asesoría jurídica del órgano de contratación o el servicio que la administración tenga designado para ello. El resultado suele reflejarse en el expediente.

Aquí entra un matiz que conviene tener claro: no todos los procedimientos exigen bastanteo, y quien lo exige lo hace a su manera. Algunas administraciones lo piden expresamente; otras se conforman con la escritura de poderes y una declaración; otras admiten formas telemáticas. Lo que tú tienes que hacer es leer el pliego: allí se indica si hay bastanteo, cómo se articula y ante quién.

No des por hecho un trámite concreto ni un plazo o coste determinado. Varían de un órgano a otro. Cuando el pliego no lo aclare, la vía correcta es preguntar al órgano de contratación, no improvisar.

Cómo llegar preparado

La mayoría de sustos con los poderes se evitan con anticipación. Estas comprobaciones te ahorran tiempo.

• Localiza tu escritura de poderes antes de empezar a preparar la oferta. Ten a mano una copia legible y completa.
• Verifica que el firmante coincide con la persona apoderada y que su poder cubre presentar ofertas en licitaciones.
• Comprueba la inscripción registral cuando corresponda: si el poder debía inscribirse en el Registro Mercantil, asegúrate de que consta así.
• Lee la cláusula del pliego sobre representación y bastanteo. Marca qué se pide y en qué sobre o fase va.

Frases cortas, pasos claros. La ventaja de tenerlo resuelto es doble: presentas con tranquilidad y no dependes de trámites de última hora que quizá no puedas completar a tiempo.

Si trabajas con gestoría o asesoría jurídica, díselo con margen. Preparar o revisar poderes, o gestionar un bastanteo cuando el órgano lo exige, no siempre es inmediato.

El error que más se repite

El fallo típico no es no tener poderes. Es firmar con la persona equivocada o aportar un poder que no cubre ese acto.

Ocurre cuando en la empresa hay varios administradores o apoderados con facultades distintas, y firma quien no debía. También cuando el poder está caducado, revocado o limitado a otras operaciones. Y cuando se presenta una copia incompleta o ilegible que no permite comprobar nada.

Ninguno de esos casos se arregla bien sobre la bocina. Por eso la comprobación va antes, no durante la subsanación. Recuerda además una distinción importante: aportar bien los poderes es una obligación cuando el pliego la establece; anticiparte y revisarlo todo con calma es una buena práctica que te evita depender de plazos ajenos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que redactar algo para el bastanteo? No. El poder ya existe y lo tiene tu notaría o gestoría. Tú aportas la copia que pida el pliego. El bastanteo, cuando procede, lo hace el órgano.

¿El poder tiene que estar inscrito en el Registro Mercantil? Depende. En bastantes casos sí, especialmente cuando la ley o el pliego lo exigen para que el poder produzca efectos frente a terceros. Consúltalo con tu asesoría y revisa lo que indique el pliego.

¿Siempre hay bastanteo en las licitaciones? No necesariamente. Hay procedimientos que lo exigen y otros que no, y cada administración lo articula a su modo. La única fuente fiable es el pliego del contrato concreto.

¿Puede firmar la oferta cualquier persona de la empresa? No. Solo quien tenga poder suficiente para representar a la sociedad en ese acto. Comprueba que el firmante coincide con la persona apoderada antes de presentar.

Antes de tu próxima oferta

Haz una cosa hoy: abre tu escritura de poderes y confirma quién puede firmar y hasta dónde llegan sus facultades. Con eso resuelto, cada licitación empieza medio ganada en lo formal. Después, revisa siempre la cláusula de representación del pliego, porque cada órgano tiene su forma de pedirlo.

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