La escritura de constitución de una UTE

Muchas empresas creen que para presentarse a una licitación en UTE hay que ir al notario antes de entregar la oferta. No es así. Y confundir los tiempos puede costarte dinero y prisas innecesarias.

Aquí te explicamos qué es exactamente la escritura de constitución de una UTE, en qué momento se otorga y qué papel juega frente al compromiso que sí acompaña a tu oferta. Cuándo basta un papel privado y cuándo hace falta el notario.

Las claves

• Dos momentos, no uno: en la oferta suele bastar un compromiso privado de constituir la UTE; la escritura ante notario solo llega si os adjudican.
• La escritura es formalización: se otorga en la fase de firma del contrato, no para poder licitar.
• Después toca Hacienda: tras la escritura, la UTE necesita su propio CIF para operar y facturar.
• Todo lo marca el pliego: qué se pide en cada fase y con qué contenido depende del contrato concreto.

En la oferta basta un compromiso, no una escritura

Cuando dos o más empresas deciden presentarse juntas, no crean todavía una sociedad. Se comprometen a crearla. Ese compromiso se plasma normalmente en un documento privado firmado por todas las partes: el compromiso de constituir la UTE en caso de resultar adjudicatarias.

Ese papel dice, en esencia, que si os adjudican el contrato os obligáis a formalizar la unión. Suele identificar a las empresas participantes, la participación de cada una y a la persona que actuará como representante único ante la Administración. El detalle exacto lo fija el pliego.

Es una diferencia importante. Constituir formalmente una UTE tiene coste y trámite. Hacerlo antes de saber si vais a ganar sería tirar dinero por adelantado. Por eso la ley permite ir con un compromiso y dejar la constitución real para después.

Revisa siempre qué exige tu pliego en esta fase. Puede pedir el compromiso en un modelo concreto, con firmas de apoderados o con un contenido mínimo. No des por hecho un formato: cada órgano de contratación tiene el suyo.

La escritura ante notario solo llega si ganáis

La escritura de constitución es el documento público que crea la UTE de verdad. La otorga un notario. Y se firma en la fase de formalización, es decir, cuando ya sois adjudicatarios y toca convertir el compromiso en realidad.

Aquí es donde muchas empresas se lían. La escritura no sirve para poder presentar la oferta. Sirve para poder firmar el contrato una vez que os lo han adjudicado. Antes de ese momento, salvo que el pliego diga expresamente otra cosa, no necesitas pasar por notaría.

El notario levanta la escritura a partir del acuerdo entre las empresas. Ese acuerdo recoge las condiciones que habéis pactado. La escritura les da forma pública y fecha cierta.

Piensa en el orden lógico. Primero decidís ir juntas. Después presentáis oferta con el compromiso. Si ganáis, entonces vais al notario. Y solo entonces la UTE existe como tal.

Qué recoge el acuerdo que da lugar a la escritura

El contenido concreto depende de lo que pactéis y de lo que exija el pliego, pero hay elementos que suelen estar presentes en el acuerdo que el notario eleva a público:

• La identificación de las empresas que forman la unión.
• El objeto: para qué contrato se constituye la UTE.
• La participación de cada empresa en la unión.
• El representante único, la persona con poderes para actuar ante la Administración durante toda la vida del contrato.
• La duración, ligada a la del contrato y sus posibles prórrogas.

Estos puntos son los que dan sentido a la unión frente a la Administración. Definen quién manda, quién responde y en qué proporción. Conviene tenerlos claros y por escrito desde el compromiso inicial, porque la escritura se limita a formalizar lo ya acordado.

Un consejo práctico: cuida la coherencia. Lo que declares en el compromiso de la oferta y lo que luego lleves al notario debe encajar. Si en la oferta dijiste un reparto de participación y en la escritura pones otro, tienes un problema.

Después de la escritura, el CIF de la UTE

Una UTE constituida sigue necesitando algo para operar: un número de identificación fiscal propio. La escritura por sí sola no basta para facturar.

Tras otorgar la escritura, hay que solicitar el CIF de la UTE ante la Agencia Tributaria. Ese identificador es el que permite a la unión emitir facturas, tributar y relacionarse con la Administración como una entidad diferenciada de las empresas que la integran.

Es un paso que conviene no dejar para el último minuto. La firma del contrato y el arranque de la ejecución llegan rápido una vez adjudicado. Ten previsto el circuito: acuerdo entre las empresas, escritura ante notario, CIF en Hacienda.

Cada uno de estos pasos tiene su propio tiempo. No inventamos plazos aquí porque dependen del notario, de la Administración tributaria y de vuestra propia organización. Lo importante es tener el orden claro y no dejar nada para el final.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que ir al notario para presentarme a una licitación en UTE?

Por regla general, no. En la fase de oferta suele bastar con un compromiso privado de constituir la UTE si resultáis adjudicatarias. La escritura pública ante notario se otorga después, en la formalización, solo si ganáis. Comprueba siempre qué pide tu pliego en cada fase.

¿Qué diferencia hay entre el compromiso y la escritura?

El compromiso es un documento privado que acompaña a la oferta y en el que las empresas se obligan a constituir la UTE si ganan. La escritura es el documento público, otorgado ante notario, que constituye formalmente la unión una vez adjudicado el contrato. Uno anticipa la intención; el otro la hace realidad.

¿La UTE puede facturar solo con la escritura?

No. Además de la escritura de constitución, la UTE necesita obtener su propio CIF ante la Agencia Tributaria. Ese identificador fiscal es el que le permite emitir facturas y operar como entidad diferenciada de sus empresas miembro.

¿Qué pasa si el pliego pide algo distinto?

Manda el pliego. Algunos contratos detallan el modelo del compromiso, su contenido mínimo o exigencias concretas en la formalización. Lee siempre las condiciones particulares del contrato al que te presentas y ajústate a ellas antes que a cualquier regla general.

Constituir una UTE es una decisión de negocio antes que un trámite. Elige bien al socio, pacta el reparto con claridad y deja el notario para cuando ya tengáis el contrato en la mano. Y antes de nada, encuentra los contratos que de verdad encajan con vuestra unión: explora las licitaciones publicadas y prepara tu candidatura con criterio en Licitaciones.io.